Notice of Privacy Practices

NOTICE OF PRIVACY PRACTICES

This Notice of Privacy Practices describes how Family Connections may use and disclose your protected health information (PHI) to carry out treatment, payment, or health care operations and for other purposes that are permitted or required by law. This Notice further states the obligations we have to protect your health information. It is our duty to maintain the privacy of PHI, to abide by the terms of the privacy notice currently in effect, and to provide individuals with notice of its legal duties and privacy practices relative to PHI. This Notice also describes your rights regarding the health information we maintain about you and a brief description of how you may exercise these rights.  Please review it carefully.

If you have any questions about this Privacy Notice, please discuss them with a Family Connections Program Manager. You may also contact our Privacy Officer at (973) 675-3817.

Your Rights

When it comes to your health information, you have certain rights. This section explains your rights and some of our responsibilities to help you.

• Get A Paper or Electronic Copy of Your Medical Record. You can ask to see or get an electronic or paper copy of your medical record and other health information we have about you. You must submit this request in writing, and we will provide a copy or a summary of your health information, usually within 30 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee. We may deny your request under exceptional circumstances, consistent with federal regulations. You have the right to appeal a denial and can contact our Privacy Officer to discuss the appeal process.
• Request Corrections to Your Records. You can ask us to amend your health and claims records if you think they are incorrect or incomplete. Requests for amendments must be sent in writing to our Privacy Officer and must include a description of why you believe the information is incorrect or inaccurate. We may say “no” to your request, but we’ll tell you why in writing within 60 days.
• Request Confidential Communications. You can ask us to contact you in a specific way (for example, at home or work) or to send mail to a different address. Requests for confidential communications must be made in writing to the staff providing you with services. We will consider all reasonable requests. Should you choose to be contacted by email or text messages, it is important to know that this form of communication is not completely secure. Because of the many internet and e-mail factors beyond our control, we cannot be responsible for misdelivered or interrupted e-mail. While Family Connections has safeguards in place to protect the security of your electronic information when it is stored in our databases, we are not liable for breaches of confidentiality caused by you or a third party. If your email is a family address, or you share a phone with other family members, other people may see your messages, therefore, please be aware that you e-mail or text at your own risk. Email and text are best suited for routine matters, such as appointment scheduling, and should not be used for sensitive information.
• Request That We Limit What We Share. You can ask us to limit the health information we use or disclose about you for treatment, payment, or health care operations. You may also ask that any part (or all) of your health information not be disclosed to family members or friends who may be involved in your care. Family Connections will carefully consider all requests but may not grant them if they affect your care and are not required to grant your request unless it relates solely to a health care item or service for which Family Connections has been paid out-of-pocket, in full. To request a restriction, you must either complete a “Request for Restrictions on the Use and/or Disclosures of Protected Health Information” form with a Family Connections Manager or send a written request to Family Connections’ Privacy Officer.
• Get A List of Those with Whom We Shared Your Information. You can ask for a list (accounting) of the times we’ve shared your health information for six years prior to the date you ask, with whom we shared it, and why. We will include all the disclosures except for those about treatment, payment, and health care operations, and certain other disclosures (such as any you asked us to make). We’ll provide one accounting a year for free but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another one within 12 months. To get an accounting of disclosures, you must submit your request in writing to our Privacy Officer.
• Get a Copy of This Notice. You can ask for a paper copy of this notice at any time, even if you have received it electronically. We will provide you with a paper copy promptly.
• Choose Someone to Act for You. If you have given someone medical power of attorney or have a legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information. We will ensure they have this authority and can act for you before we take any action.
• File a Complaint if You Feel Your Rights Are Violated. You can complain if you feel we have violated your rights by contacting Family Connection’s Privacy Officer using the information at the top of this Notice. You can also file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, calling 1-877-696- 6775, or visiting www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/ complaints/. We will not retaliate against you for filing a complaint.

Our Responsibilities

Federal and state laws and regulations require Family Connections to maintain the privacy and security of your PHI. Therefore, in general, we may use or disclose PHI only when (1) you give us your written authorization on a form that complies with federal and state laws; or (2) there is an exception as described in this Notice, such as but not limited to, uses and disclosures made pursuant to a court order or medical emergency. When we need to use or disclose it, we will comply with the full terms of this Notice. Anytime we are permitted to or required to share your PHI with others, we only provide the minimum amount of data necessary to respond to the need or request unless otherwise permitted by law.  

All locations comprising Family Connections will follow this notice. In addition, these entities, sites, or locations may share health information with each other for treatment, payment, or health care operation purposes, as permitted by law.

Breach Notification Requirements. We take very seriously the confidentiality of our patient’s information, and we are required by law to protect the privacy and security of your PHI through appropriate safeguards.  We will notify you in the event a breach occurs involving or potentially involving your unsecured PHI and inform you of what steps you may need to take to protect yourself. 

Confidentiality of Substance Abuse Records. For individuals who have received treatment, diagnosis, or referral for treatment from our drug or alcohol abuse programs, the confidentiality of drug or alcohol abuse records is protected by federal law and regulations. As a general rule, we may not disclose any information identifying you as having a substance use disorder, unless:

• you authorize the disclosure in writing; or
• the disclosure is permitted by a court order; or
• the disclosure is made to medical personnel in a medical emergency or to qualified personnel for research, audit, or program evaluation purposes; or
• you commit or threaten to commit a crime either at the drug abuse or alcohol program or against any person who works for our drug abuse or alcohol programs.

Federal law and regulations governing confidentiality of drug or alcohol abuse permit us to report suspected child abuse or neglect under state law to appropriate state or local authorities.

Violation of federal law and regulations governing drug or alcohol records is a crime. Suspected violations may be reported to: United States District Attorney’s Office, Newark, NJ, 973-645-2700 OR Substance Abuse and Mental Health Service Administration Center for Substance Abuse Treatment 240-276-2700

Please see 42 U.S.C. § 290dd-2 for federal law and 42 C.F.R., Part 2 for federal regulations governing confidentiality of alcohol and drug abuse patient records.                 

How We Use and Disclose Your Information

We may typically use or share your information without your consent or authorization in the ways outlined as follows. For each category, a general description is provided but does not describe all specific uses or disclosures of health information. Note for Mental Health and Substance Abuse Services: We are prohibited from releasing information specific to your mental health and/or substance use disorder to outside persons/entities in many of these circumstances without your written consent unless specified, or in response to a court order, in an emergency, or otherwise required or allowed by law. 

• To Provide Treatment. We may use your health information and share it with professionals who are providing you with medical, mental health, or substance use treatment or services for treatment purposes. We may use and disclose your health information, including your mental health information, within Family Connections among our staff to provide and coordinate your health care and any related services. We will obtain your written consent to share your substance use information for treatment purposes.
• For Healthcare Operations. We may use and disclose your health information, including your mental health information, for our operations. These uses and disclosures are necessary to run our organization and ensure that our consumers receive quality care. These activities may include, by way of example, quality assessment and improvement, reviewing the performance of our clinicians, training students in clinical activities, licensing, accreditation, and general administrative activities. We may also use and disclose your health information to contact you regarding your services with us. We will obtain your written authorization to share your substance use information for healthcare operations. There may be instances where services or functions are provided to Family Connections through third-party Qualified Service Organizations or Business Associates, who create, receive, store, or transmit PHI on Family Connections’ behalf. Family Connections maintains formal agreements with these entities, and they are subject to the same privacy standards.
• For Payment. We can use and disclose your health information to bill and get payment from health plans or other entities. We may disclose your health information to permit your health plan to take certain actions before it approves or pays for your services. We will obtain your written authorization prior to sharing PHI related to mental health or substance use for payment purposes.

Your Choices

For certain health information, you can tell us your choices about what we share.

• Communication with Family, Friends, or Others Involved in Your Care. Unless you object, we may, using our best judgment, disclose to a family member, other relative, close personal friend, or any other person you identify, health information relevant to that person’s involvement in your care or payment related to your care; in an emergency or similar types of situations, we may use or disclose information to notify or assist in notifying a family member, personal representative, or another person responsible for your care, your location, and general condition. If you are not able to tell us your preference, for example, if you are unconscious, we may go ahead and share your information if we believe it is in your best interest. We may also share your information when needed to lessen a serious and imminent threat to health or safety.
• Disaster Relief. Unless you object, we may share your information in a disaster relief situation. If you are not able to tell us your preference, for example, if you are unconscious or we cannot reach you, we may go ahead and share your information if we believe it is in your best interest.
• Appointment Reminders.Unless you object, we may use and disclose health information to contact you as a reminder that you have an appointment for treatment or services.
• Treatment Alternatives. Unless you object, we may use and disclose health information to tell you about or recommend possible treatment options or alternatives that may be of interest to you.
• Health-Related Benefits and Services. Unless you object, we may use and disclose health information to tell you about health-related benefits or services that may be of interest to you.
• Fundraising. We may contact you for fundraising efforts, but you can tell us not to contact you again.
• Research. Family Connections does not routinely participate in research studies. Any disclosure for research purposes shall be based on your written, informed consent, and assurances that the researchers shall comply with ethical standards for ensuring the confidentiality of your information.
• Participation in Health Information Exchange Organizations (HIE). We may partner with one or more HIEs to access and disclose your health information for the purposes described in this notice, including treatment, payment, or health care operations. HIEs allow participating physicians, healthcare facilities, or other authorized users to share your information electronically, to the extent permitted by law, which can reduce medical errors, eliminate redundant care, and reduce unnecessary costs. You have a right to decline participation in an HIE. If you decline participation in an HIE, your information will not be accessible from the exchange networks, however, all other typical uses and releases of your information will continue in accordance with this Notice and applicable laws. Upon request, we will provide you with additional information about the uses and disclosures of your Protected Health Information in connection with each HIE in which we participate. If you are receiving treatment for a substance use disorder, we will not share your information with an HIE without your prior written authorization.

Disclosures Permitted Without Your Authorization or Opportunity to Object

We are allowed or required to share your information in other ways. We have to meet many conditions in the law before we can share your information for these purposes. For more information see www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html.

• Emergencies. We may disclose your health information in an emergency treatment situation.
• Help With Public Health and Safety Issues. We can share health information about you for certain situations such as: Preventing disease; Helping with product recalls; Reporting adverse reactions to medications; Reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence; Preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety.
• As Required by Law. We will disclose health information about you when required to do so by federal, state, or local law, including the Department of Health and Human Services if it wants to see that we’re complying with federal privacy law.
• Health Oversight Activities. We may disclose health information to a health oversight agency for activities authorized by law, including audits, investigations, inspections, and licensure. 
• Disclosures in Legal Proceedings. We may disclose health information about you when we are court ordered to do so by a judge.
• Law Enforcement Activities. We may disclose health information to a law enforcement official for law enforcement purposes when: We report criminal conduct occurring on the premises of our facility or against our staff; We determine that the law enforcement purpose is to respond to a threat of an imminently dangerous activity by you against yourself or another person; The disclosure is otherwise required by law.
• Coroners, Medical Examiners, and Funeral Directors. We may be required to disclose health information to a Coroner or Medical Examiner. We may also disclose health information to funeral directors consistent with applicable law to carry out their duties.
• Correctional Institutions. As required by law, should you be an inmate of a correctional institution, we may disclose to the institution or agents thereof health information necessary for your health and the health and safety of other individuals.
• Organ Procurement Organizations. Consistent with applicable law, we may disclose health information to organ procurement organizations or other entities engaged in the procurement, banking, or transplantation of organs for the purpose of tissue donation and transplant.
• Workers’ Compensation. We may disclose health information to the extent authorized by and to the extent necessary to comply with laws relating to workers’ compensation or other similar programs established by law.
• Special Government Functions. If you are a member of the armed forces, we may be required by law to disclose health information about you as required by military command. We may disclose health information about you to authorize federal officials so they may provide protection to the President, other authorized persons, or foreign heads of state or conduct special investigations or intelligence, counterintelligence, and other national security activities authorized by law.

Disclosures That Require Your Written Authorization

In general, we will need your specific written authorization to use or disclose your PHI for any purpose other than those listed above. We will seek your written authorization for at least the following information unless the use or disclosure would be otherwise permitted or required by law as described above.

• Marketing Purposes. We must obtain your specific written authorization to use your PHI to send you marketing materials. However, we may provide you with marketing materials face-to-face without obtaining authorization, in addition to communicating with you about services or products that relate to your treatment, case management, or care coordination, alternative treatments, therapies, providers or care settings.
• Activities Where We Receive Money for Exchanging PHI. For certain activities in which we would receive money (remuneration) directly or indirectly from a third party in exchange for your PHI, we must obtain your specific written authorization prior to doing so. However, we would not require your authorization for activities related to payment for services provided.
• Tuberculosis Information. We must obtain your specific written authorization prior to disclosing any information that would identify you as having or being suspected of having tuberculosis (TB). We may use and disclose TB information where authorized by law, to the New Jersey Department of Health or otherwise authorized by court order.
• Sexually Transmitted Infection Information. In most cases, we must obtain your specific authorization prior to disclosing information that would identify you as having or being suspected of having a sexually transmitted infection (STI). We may use and disclose information related to STIs without obtaining your authorization only where permitted by law, including to the New Jersey Department of Health and Senior Services, and only under limited circumstances. 
• HIV/AIDS Information. In most cases, we will not release any of your HIV/AIDS-related information unless your authorization expressly states that we may do so. There are certain purposes, however, for which we may be permitted to release your HIV/AIDS information without obtaining your express authorization, such as to comply with a court order or, when otherwise required by law, to the New Jersey Department of Health or other governmental entity.
• Genetic Information. We must obtain your specific written authorization prior to obtaining or retaining your genetic information, or using or disclosing it for treatment, payment, or health care operations purposes. We may use or disclose your genetic information without your written authorization only where it would be permitted by law or otherwise authorized by a court order.
• Mental Health Information. We must obtain your specific written authorization prior to disclosing certain mental health information unless otherwise permitted by law.   
• Psychotherapy Notes. We must obtain your specific written authorization prior to disclosing any psychotherapy notes unless otherwise permitted by law. Where the psychotherapy notes involve family therapy and the records for all participants have been integrated, no single family member shall have access to those records unless all adult participants and the guardians of any minor participants agree through a signed authorization form.
• Substance Use Information. We must obtain your specific written authorization prior to disclosing your substance use treatment records unless otherwise permitted by law.   
• Minors. Individuals ages 13 and over receiving Substance Use Treatment and individuals ages 14 and over receiving Mental Health Treatment must provide written authorization prior to their information being disclosed unless otherwise permitted by law.

Right to Revoke Authorization.  You may revoke your authorization, in writing, at any time. Any revocation will be granted except to the extent we may have taken action in reliance upon your authorization. 

Changes to this Notice

We reserve the right to change the terms of our Notice of Privacy Practices. We also reserve the right to make the revised or changed Notice of Privacy Practices effective for all health information we already have about you as well as any health information we receive in the future. We will post a copy of the current Notice of Privacy Practices at each site where we provide care. You may also obtain a copy of the current Notice by accessing our website at www.familyconnectionsnj.org or by asking our staff for a copy.

Effective Date: January 1, 2023

AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED PUEDE SER UTILIZADA Y DIVULGADA Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.  POR FAVOR, REVISE CON CUIDADO.

Si usted tiene alguna pregunta acerca de este Aviso de Privacidad, por favor, hable con su clínico. Si usted todavía tiene preguntas, usted puede también ponerse en contacto con nuestro Oficial de Privacidad al 973-675-3817.

I. Introducción

Este Aviso de Prácticas de Privacidad describe cómo podemos usar y divulgar su información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés) para llevar a cabo el tratamiento, pago o funciones de cuidado de salud y para otros propósitos permitidos o requeridos por la ley. Este Aviso también describe sus derechos sobre la información médica que mantenemos sobre usted y una breve descripción de cómo usted puede ejercer estos derechos.  Este aviso además establece las obligaciones que tenemos para proteger su información de salud. Nuestro deber es mantener la confidencialidad de su información de salud protegida, de acatar los términos de confidencialidad en vigor actualmente y proporcionar a las personas con el aviso de sus deberes legales y prácticas de privacidad con relación a su información de salud protegida.

“Información de salud protegida” se refiere a la información médica (incluyendo su información de identificación) que hemos recopilado de usted o recibido de sus proveedores de cuidado de salud, planes de salud, su empleador o algún centro de salud.  También puede incluir información sobre su pasada, presente o futura condición de salud mental o física, la prestación de su atención de salud, y el pago de sus servicios de atención de salud.

II. Cómo Podemos Utilizar y Divulgar Su Información de Salud

Utilizaremos y divulgaremos su información de salud como se describe en cada una de las categorías que se enumeran a continuación.  Para cada categoría, explicaremos lo que queremos decir en general, pero no describiremos todos los usos o divulgaciones de información de salud.

A. Usos y Divulgaciones Que Pueden Efectuarse con Su Consentimiento Por Escrito

1. Para el Tratamiento. Al firmar nuestro Formulario de Autorización y Consentimiento de Tratamiento, podemos utilizar y divulgar su información de salud dentro de Family Connections para proveer el cuidado de su salud y cualquier otro servicio relacionado.  Por ejemplo, nosotros podemos usar y divulgar su información de salud entre nuestro personal para coordinar servicios recomendados.
2. Para el Pago. Podemos usar o divulgar su información médica para que el tratamiento y los servicios que usted reciba sean facturados y cobrados de su plan de salud u otro pagador tercero.  Por ejemplo, pudiéramos divulgar su información de salud para permitir que su plan de salud realice ciertas acciones antes de que su plan de salud apruebe o pague por sus servicios.  Estas acciones pueden incluir:
   • La determinación de su elegibilidad o cobertura de seguro de salud;
   • Revisar sus servicios para determinar si ellos eran médicamente necesarios.
   • Revisar sus servicios para determinar si éstos fueron debidamente autorizados o certificados antes de su cuidado; o
   • Revisar sus servicios para fines de revisión de utilización, para asegurar la adecuación de su cuidado, o para justificar el costo de su cuidado.

3. Para el Manejo de Cuidado de Su Salud. Podemos usar y divulgar información médica sobre usted para nuestras funciones. Estos usos y divulgaciones son necesarios para el funcionamiento de nuestra organización y asegurarnos de que nuestros consumidores reciban una atención de calidad.  Estas actividades pueden incluir, por ejemplo, evaluación y mejora en la calidad, análisis del desempeño o calificaciones de nuestros médicos, la formación de los aprendices en actividades clínicas, licencias, acreditación y desarrollo, y actividades administrativas en general.

Podemos combinar la información médica de muchos de nuestros consumidores para decidir qué servicios adicionales deberíamos ofrecer, qué servicios no son necesarios y si ciertos tratamientos nuevos son efectivos.  También podemos combinar nuestra información médica con la información médica de otros proveedores para comparar cómo estamos haciendo y cómo podemos mejorar en nuestros servicios.  Cuando combinamos nuestra información médica con información de otros proveedores, eliminaremos la información de identificación para que otros puedan utilizarla para estudiar el cuidado de la salud o la prestación de los cuidados de salud sin identificar a clientes específicos.

También podremos usar y divulgar su información de salud para comunicarnos con usted para recordarle de su cita.

B. Usos y Divulgaciones Que Pueden Hacerse Sin Su Consentimiento, Autorización u Oportunidad de Oponerse.

1. Emergencias. Podemos utilizar y divulgar su información de salud en una situación de emergencia. Por ejemplo, podemos proporcionar su información de salud a un paramédico que lo está transportando en una ambulancia.
2. Requerido Por la Ley. Divulgaremos información de salud sobre usted cuando sea requerido por ley federal, estatal o local.
3. Para Evitar una Amenaza Grave a la Seguridad. Podemos utilizar y divulgar información médica acerca de usted cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave e inminente para su seguridad o la seguridad del público o de otra persona. En estas circunstancias, sólo divulgaremos información médica a alguien que es capaz de ayudar a prevenir o disminuir la amenaza.
4. Autoridades en Contra del Abuso y Negligencia. Reportaremos abuso de niños o negligencia y maltrato al anciano como es requerido por la ley reportar tal abuso, negligencia o violencia doméstica.
5. Actividades de Vigilancia de la Salud. Podemos divulgar información médica sobre usted a una agencia de supervisión de salud para actividades autorizadas por la ley. Las agencias de supervisión incluyen agencias del gobierno que supervisan el sistema de atención de la salud, programas de beneficios del gobierno tales como Medicare o Medicaid, otros programas del gobierno que regulan el cuidado de la salud, y las leyes de derechos civiles.
6. Divulgaciones en Procedimientos Judiciales. Es posible que divulguemos información de salud sobre usted cuando nos sea ordenado por un juez.
7. Actividades de Cumplimiento de la Ley. Podemos divulgar información de salud a un funcionario de la ley para hacer cumplir la ley cuando:
   • Reportamos una conducta criminal que ocurre en las instalaciones de nuestra planta; o
   • Determinamos que el propósito de hacer cumplir la ley es responder a una amenaza inminente de una actividad peligrosa por usted contra sí mismo o a otra persona; o
   • La divulgación es exigida por la ley.
8. Médicos Forenses. Podemos suministrar información médica a un médico forense. Los médicos forenses son designados por ley para ayudar en la identificación de personas fallecidas y para determinar la causa de muerte en ciertas circunstancias.
9. Reclusos. Si usted está preso en una institución correccional o bajo la custodia de un funcionario de la ley, podemos divulgar información médica acerca de usted a la institución correccional o al funcionario de la ley.
10. Indemnización Laboral. Es posible que divulguemos información de salud sobre usted para cumplir con la ley de compensación laboral, siempre que tengamos una autorización para la divulgación de dicha información.

III.   Usos y Divulgaciones de Su Información de Salud con su Permiso.

Usos y divulgaciones que no se describen en la sección II de este Aviso de Prácticas de Privacidad por lo general se harán sólo con su permiso escrito, llamado “autorización.”  Usted tiene derecho a revocar una autorización en cualquier momento.  Si usted revoca su autorización no vamos a hacer ningún otro uso o divulgación de su información médica en virtud de dicha autorización, a menos que ya hayamos tomado una acción referente a los usos o divulgaciones que usted haya autorizado previamente.

IV. Sus Derechos Respecto a Su Información de Salud.

A. Derecho Para Inspeccionar y Copiar.

Usted tiene el derecho de solicitar una oportunidad para inspeccionar o copiar información médica usada para tomar decisiones acerca de su cuidado médico – tanto si son decisiones sobre su tratamiento o el pago de su cuidado.  Usted debe hacer su solicitud por escrito con una breve explicación de la finalidad de su tratamiento médico o consejero. Si usted solicita una copia de la información, podremos cobrarle el costo de las copias, envío y suministros asociados con su solicitud.

Podríamos negar su solicitud para inspeccionar o copiar su información médica en ciertas circunstancias limitadas.  En algunos casos, usted tendrá el derecho de que su negación sea revisada por un profesional licenciado en el cuidado de la salud que no está directamente involucrado en la decisión original para denegar el acceso.  Le informaremos por escrito si la negación de su solicitud puede ser revisada.  Una vez que se complete el examen, nosotros cumpliremos con la decisión tomada por el revisor profesional licenciado en el cuidado de la salud.

B. Derecho a Enmendar.

Durante el tiempo en que poseamos registros acerca de usted, usted tiene el derecho de pedir que nosotros enmendemos cualquier información médica utilizada para tomar decisiones sobre su cuidado médico – ya sea decisiones sobre su tratamiento o el pago de su cuidado.  Para solicitar una enmienda, usted debe enviar un documento por escrito a nuestro Oficial de Privacidad y explicar por qué usted cree que la información es incorrecta o inexacta.

Si negamos su petición para enmendar, le enviaremos una notificación por escrito de la desaprobación indicando los motivos de la desaprobación y le ofreceremos la oportunidad de proporcionar una declaración por escrito rechazando la negación.  Si usted no desea hacer una declaración escrita en desacuerdo, usted puede pedir que la enmienda solicitada y nuestra negación se adjunten a todos los accesos futuros a la información de salud que es el objeto de su solicitud.

Si decide presentar una declaración de desacuerdo por escrito, tenemos el derecho a preparar una refutación a su declaración escrita de desacuerdo.  En este caso, asignaremos la petición escrita y la refutación (así como de la solicitud original y la negación) a todos los futuros accesos a la información de salud que es el objeto de su solicitud.

C. Derecho a una Contabilidad de Divulgaciones.

Usted tiene derecho a solicitar que le proveamos con una contabilidad de ciertas divulgaciones que hemos hecho de su información de salud.  Pero esta lista no incluirá ciertas divulgaciones de su información médica, por ejemplo, las que hemos hecho para fines de tratamiento, pago y funciones de atención médica. Al pedir una contabilidad de divulgaciones, debe presentar su solicitud por escrito al Oficial de Privacidad.

D. Derecho a Solicitar Restricciones.

Usted tiene el derecho a solicitar una restricción a la información médica que utilizamos o que divulgamos sobre usted para el tratamiento, pago o funciones de cuidado de salud.  Usted también puede solicitar que cualquier parte de su información de salud (o en su totalidad) no sea compartida con miembros de su familia o amigos que puedan estar involucrados en su cuidado.  Family Connections considerará cuidadosamente todas las peticiones de restricción para determinar cómo usará o divulgará su información de salud. Sin embargo, no estamos obligados a concederle su petición a no ser solamente con relación a sus cuidados de salud o servicio por el cual Family Connections haya recibido pago en su totalidad.  Para solicitar una restricción, debe completar el formulario “Petición Para Restricciones en el Uso y/o Divulgación de Información de Salud Protegida” junto con un gerente de Family Connections o enviar una petición por escrito al Oficial de Privacidad de Family Connections.

E. Derecho a Solicitar Comunicaciones Confidenciales.

Puede haber circunstancias que justifiquen la comunicación con usted, por ejemplo, reprogramar una cita o enviarle un recordatorio de su cita. Usted tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted solo en un lugar determinado o mediante un método determinado.  Por ejemplo, usted puede solicitar que nos comuniquemos con usted solamente a su trabajo o por teléfono.

Para solicitar una comunicación confidencial, usted debe enviar su petición por escrito a su consejero o médico. Usted no tiene que darnos la razón por la petición; pero su petición debe especificar cómo o dónde desea ser contactado.

Si usted decide que nos comuniquemos con usted por medio de un correo electrónico o mensaje de texto decodificado, es importante que usted entienda que este método de comunicación no es completamente seguro. Debido al gran número de factores con relación al internet y correos electrónicos que están fuera de nuestro control, no podemos hacemos responsables de correos electrónicos enviados a direcciones incorrectas, que no son recibidos, o que son interrumpidos. A pesar de que Family Connections tiene los medios necesarios para proteger la seguridad de su información archivada en nuestros sistemas electrónicos, y hace todo lo posible para asegurar que el personal introduzca el correo electrónico correctamente, FC no es responsable de la violación de confidencialidad causada por usted o un tercero. Si la dirección del correo electrónico que usted utiliza es de la familia, o si comparte el celular con otros miembros de la familia, otras personas pueden ver sus mensajes; por lo tanto, sea consciente de que usted envía dichos mensajes bajo su propio riesgo. La mejor forma de comunicación para cuestiones de rutina y preguntas sencillas es a través de correos electrónicos y mensajes de texto, y no deben utilizarse para fines de tratamiento o información confidencial. Usted no debe enviar un correo electrónico o mensaje de texto para situaciones urgentes o de emergencia o para asuntos que requieran una respuesta inmediata.

F. Derecho a Notificar una Violación de Confidencialidad

Nos tomamos muy en serio la confidencialidad de la información de nuestros pacientes, y estamos obligados por ley a proteger la privacidad y la seguridad de su información de salud protegida por los medios de seguridad apropiados. En caso de una violación o posible violación a la seguridad de su información de salud protegida, nosotros le notificaremos e informaremos de los pasos que debe seguir para protegerse.

G. Derecho a una Copia Impresa de Este Aviso.

Usted tiene el derecho de obtener una copia impresa de este Aviso de Prácticas de Privacidad en cualquier momento.

V. Confidencialidad de los Antecedentes de Abuso de Substancias.

Para los individuos que han recibido tratamiento, diagnóstico o remisión para tratamiento de nuestros programas de abuso de alcohol o drogas, la confidencialidad de los registros de abuso de alcohol o drogas está protegida por la ley y las regulaciones federales.  Como regla general, no podemos decirle a nadie fuera de los programas que usted asiste a cualquiera de estos programas, o divulgar cualquier información que lo identifique como un adicto a las drogas o el alcohol, a menos que:

• Usted autorice la divulgación por escrito; o
• La divulgación es autorizada por una orden de la corte; o
• La divulgación es hecha al personal médico en una emergencia médica o a algún personal calificado para la investigación, la auditoría o evaluación del programa; o
• Usted comete o amenaza con cometer un crimen en contra del programa de abuso de drogas o alcohol, o en contra de cualquier persona que trabaja para nuestros programas de abuso de drogas o alcohol.

Una violación a la ley federal y las regulaciones que rigen el abuso de drogas y alcohol es un delito.  Las sospechas de violaciones pueden ser reportadas a la fiscalía de Estados Unidos en el distrito donde ocurre la infracción.

La ley y las regulaciones federales que rigen la confidencialidad del abuso de las drogas o el alcohol nos permiten reportar sospechas de abuso de niños o negligencia bajo la ley estatal a las autoridades estatales o locales apropiadas.

Por favor, véase 42 U.S.C. § 290dd-2 para la ley federal y 42 C.F.R., parte 2 para las regulaciones federales que rigen la confidencialidad del uso indebido de los registros del paciente de alcohol y drogas.

 VI. Quejas

Si usted cree que sus derechos de privacidad han sido violados, usted puede presentar una queja con nosotros o con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos.  Para archivar una queja con nosotros, contacte a nuestro Oficial de Cumplimiento. No habrá ninguna represalia contra el individuo si se formula una denuncia.

VII.  Cambios a este aviso

Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de nuestro Aviso de Prácticas de Privacidad. También nos reservamos el derecho de efectuar la revisión o el cambio al Aviso de Prácticas de Privacidad para toda la información de salud que ya tenemos acerca de usted, así como cualquier información médica que recibamos en el futuro.  Colocaremos una copia del actual Aviso de Prácticas de Privacidad en cada local donde ofrecemos atención médica.  También puede obtener una copia del Aviso de Prácticas de Privacidad actual al acceder a nuestro sitio web, www.familyconnectionsnj.org, o pidiendo uno en cualquier momento en nuestras oficinas.

VIII.  Quién seguirá este aviso

Todas las ubicaciones que comprende Family Connections seguirá este aviso. Además, estas entidades, sitios o ubicaciones pueden compartir información médica uno con el otro para tratamiento, pago o funciones de cuidados de salud.

Fecha Efectiva: enero 1, 2021